За загальним правилом навчальна відпустка надається, якщо працівник здобуває освіту вперше та успішно навчається, а освітня організація має державну акредитацію. Для оформлення відпустки роботодавцю необхідно подати заяву на відпустку та довідку-виклик з освітньої організації.
Роботодавець зобов'язаний надати працівникові відпустка тривалістю, що дорівнює тій, яка зазначена у довідці-виклику. Виходячи з цього, брати навчальну відпустку частинами можна, можливо лише у разі наявності відповідних довідок-дзвінків.
Студентам-очникам ВНЗ належить 15 календарних днів відпустки на рік для складання сесій, 4 місяці для підготовки до підсумкових іспитів та захисту диплома (зарплата не зберігається). Заочникам аспірантури, ординатури – 30 днів відпустки на рік, плюс час на проїзд до навчального заклади та назад (нараховується середній заробіток).
Насамперед працівник, який претендує на навчальна відпустка, має написати заяву та надати довідку-виклик з навчального закладу. Після цього в організації випускається наказ про надання співробітнику навчального відпустки. Бухгалтерія підписує записку-розрахунок, де розраховується середній заробіток.