Як правило, службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки — це своєрідне листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певне прохання, пропозицію.
Пояснювальна записка – Документ, що пояснює причини будь-якої події (дії, факту), що складається працівником і надається вищій посадовій особі. Службова записка – записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі.
Підписує службову записку керівник підрозділу чи відповідна посадова особа. Під підписом проставляється дата записки та контактний номер телефону даного підрозділу чи посадової особи для можливості оперативного вирішення питання.