Погоджувальний підпис на аркуші погодження проектів наказів ставиться лише керівниками або за їх відсутності заступниками керівників структурних підрозділів із зазначенням прізвища, імені та по батькові посадової особи, дати. Порядок узгодження визначає старший інспектор з кадрів.
Узгодження проекту наказу — внутрішній процес, який проводять до підписання/затвердження проекту документа, і потрібен він насамперед тому, хто ставить свій підпис та відповідає за документ.
Наказ – правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), що діє на основі єдиноначальності, з метою вирішення основних та оперативних завдань, що стоять перед цим органом.
Проекти наказів (розпоряджень) готують і вносять підрозділи виходячи з доручень керівника федерального органу виконавчої, його заступника чи ініціативному порядке. Проекти наказів з кадрових питань готує кадрова служба на підставі відповідних подань.