Документ вважається виконаним тоді, коли повністю виконані поставлені у документі або зазначені у резолюції завдання. Якщо у процесі вирішення питання документ передавався від одного виконавця до іншого, все це також фіксується на зворотному боці картки.
Типові та індивідуальні терміни виконання типовий термін виконання документа – термін, встановлений нормативно-правовим актом; індивідуальний термін виконання документа – це термін виконання документа, встановлений організаційно-розпорядчим документом організації чи резолюцією.
Діловодство поділяється на три стадії: створення документів (документування); Організація руху та обліку документів (документообіг); Зберігання документів (архівна справа).
На бланку обов'язково має вказуватися повне найменування організації, закріплене у її установчих документах Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплено в установчих документах організації. Скорочене найменування (У дужках) поміщають нижче повного або за ним.