Архіви використовуються для об'єднання безлічі будь-яких файлів в єдиний файл-контейнер з метою зручності зберігання та перенесення інформації або просто стиснути дані. Для створення архівів та роботи з ними використовуються програми-архіватори.
Він потрібний для того, щоб встановити, які документи відносяться до документів тимчасового зберігання (до 10 років включно), за особовим складом, а які потрібно зберігати постійно, тобто безстроково.
Виконання тематичних, біографічних та генеалогічних запитів. Виконання запитів про майнові права юридичних та фізичних осіб (про право на рухоме та нерухоме майно). Підготовка тематичних списків документів. Підготовка тематичних наборів копій документів.