Серед визначених Правилами документів — внутрішній опис документів особистого справи, оригінал заяви про прийом на роботу (або екземпляр трудового договору, що залишається у роботодавця), копія наказу про прийняття на роботу. До особистому справі долучимо та копії наказів про переведення на іншу посаду або про звільнення.
До складу особових справ входять заява про прийом, звільнення, про відпустки тощо, автобіографії, особистий листок обліку кадрів, копія диплома, копії всіх наказів стосовно працівника, атестаційні листи, анкети, протоколи атестаційної комісії.
Зазвичай список документів у особистій справі працівника: Заява про прийом на роботу. Анкета, заповнена співробітником під час працевлаштування. Особистий листок з обліку кадрів. Додатки до особистому листку.
В особисту справу не варто включати копії документів з особистими даними працівника: паспорти, СНІЛС, ІПН, військового квитка. Вважається, що це надмірні дані. Потрібну інформацію їх записують, після чого повертають працівнику.