Докладна записка містить такі реквізити: найменування організації, найменування виду документа, адресат, дату, номер, заголовок до тексту, текст, підпис, резолюцію, відмітку виконання документа. У першій частині тексту викладаються факти або події, що послужили приводом для написання доповідної записки.
Доповідна записка (код 0286041 за ОКУД*) – це інформаційно-довідковий документ, адресований керівнику, начальнику відділу, іншим уповноваженим особам. У ній докладно викладається будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача і має на меті спонукати керівництво до прийняття певного рішення.
Докладна записка – це службова записка, адресована керівнику організації та містить інформацію про події, факти та ін., у зв'язку з якими потрібно прийняття рішення (Словник видів та різновидів сучасної управлінської документації, Росархів, ВНДІДАД).
Внутрішні доповідні записки оформлюються на стандартних аркушах паперу формату А4 чи А5. Зовнішня доповідна записка адресується керівнику вищої організації та підписується керівником організації – автора документа. Оформляється зовнішня доповідна записка на загальному бланку.