3.4.1. Номенклатура справ є систематизований перелік найменувань справ, що заводяться у діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.Feb 6, 2002
Не включаються до номенклатури справ заголовки друкованих видань. 2.1.17. Заголовок справи має чітко й у узагальненої формі відбивати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання у заголовку справи неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування" тощо).
У номенклатуру включають заголовки справ для угруповання всіх документів, що надходять або створюються в організації. Свої індекси мають довідкові журнали та картотеки. Електронні документи та бази даних також включаються до номенклатури справ. Не включаються до номенклатури заголовки друкованих видань (книг, буклетів, брошур).
Відповідальність за розробку номенклатури справ зазвичай доручається завідувача канцелярією чи сектором діловодства, секретаріат чи секретаря. Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.