Лист–нагадування має таку структуру: посилання на пункти договору чи іншого документа, у яких прописано основні зобов'язання сторін угоди; прохання виконати умови договору; основні дії, які будуть прийняті до сторони у разі невиконання зобов'язань (зазначаються за необхідності).
10 порад, як правильно нагадати про себе клієнту в листі
- Не треба перепрошувати. …
- Пишіть простою мовою. …
- Не варто вказувати у темі листи стандартне «Нагадування». …
- Ще одне важливе доповнення завжди вказуйте точний термін, до якого вам потрібно отримати відповідь.
Стандартні фрази-кліше, які ви можете використовувати у цій частині листи-Нагадування:
- Вважаємо за необхідне Вас повідомити;
- Зважаючи на невідповідність Ваших дій раніше прийнятим домовленостям;
- Звертаємо Вашу увагу;
- Внаслідок затримки оплати;
- Цей лист має на меті;
- Вимушені Вас попередити;
Якщо конкретний термін з вами не обмовили, ви забули його уточнити, або він уже минув, цілком допустимо нагадати про себе чемним листом, В якому потрібно: представитися; вказати дату минулої зустрічі та яку позицію ви обговорювали; поцікавитися, чи прийнято рішення щодо вашої кандидатури.