Документообіг в установі здійснюється у вигляді документопотоків, що циркулюють між пунктами переробки інформації (керівники, спеціалісти) та пунктами технічної обробки документів (реєстрація, копіювання та тиражування, прийом, відправлення, формування справ тощо).
Головне правило організації документообігу — це оперативне проходження документа найкоротшим і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Це головна, але не єдина умова, яка дозволить виключити зайві інстанції проходження документів та звести до мінімуму їхній зворотний рух.
Організація документообігу включає всі операції з прийому, передачі, складання, погодження, оформлення, посвідчення та відправлення документів. документообігу — оперативне проходження документа найкоротшим і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.
Документообіг можна розділити на такі етапи:
- експедиційна обробка документів, що надходять до організації;
- попередній розгляд документів службою ДОП;
- організація раціонального руху документів усередині організації;
- експедиційна обробка виконаних та надісланих документів.